La facturation électronique s’apprête à transformer le paysage économique en Belgique. À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA seront tenues de recourir à ce système moderne. Cette législation, qui vise à simplifier et à moderniser les processus de facturation, s’appliquera à l’ensemble des transactions B2B, ce qui représente un tournant majeur. Ce changement n’est pas qu’une obligation ; il est aussi une opportunité pour les entreprises de rationaliser leurs opérations et de gagner en efficacité.
Facturation électronique obligatoire pour les transactions entre entreprises (B2B)
Dès le 1er janvier 2026, la législation belge impose à toutes les entreprises assujetties à la TVA de recourir à la facturation électronique pour toutes les transactions commerciales entre elles. Ce changement vise à moderniser et standardiser le processus de facturation dans un contexte où l’efficacité et la transparence deviennent des exigences incontournables. En laissant derrière elle l’usage traditionnel des factures papier et des PDFs, la facturation électronique s’inscrit dans une logique d’optimisation des ressources.
Les entreprises concernées doivent comprendre que l’envoi d’un document sous format PDF ne sera plus suffisant. L’utilisation de factures électroniques structurées, qui permettent un traitement automatique des données, sera désormais la norme. Pour cela, les entreprises devront se doter de systèmes informatiques adaptés. Grâce à l’intégration de logiciels spécifiques, tels que ceux offerts par Sage ou Cegid, ce passage à la facturation électronique peut se faire en douceur.
Les points clés à retenir :
- Obligation de facturation électronique à partir du 1er janvier 2026.
- Applicabilité à toutes les entreprises assujetties à la TVA.
- Les factures devront être traitées dans un format structuré.
La transition vers la facturation électronique : étapes et implications
La transition vers la facturation électronique ne se fera pas du jour au lendemain. Actuellement, une période de transition est prévue pour permettre aux entreprises de s’adapter à ces nouvelles exigences. Cette période sera accompagnée d’une vaste campagne d’information afin de guider les entreprises dans ce processus. Les gouvernements et les organismes sectoriels organiseront des séances d’information et mettront à jour les ressources en ligne pour apporter les précisions nécessaires.
Les entreprises doivent également prévoir des ajustements au niveau technique. Cela impliquera, pour la plupart, la mise à jour des logiciels utilisés pour la gestion des factures. L’importance d’adopter des systèmes compatibles avec le réseau Peppol, un réseau décentralisé dédié à l’envoi de factures électroniques, est primordiale. Ainsi, des logiciels tels que Kofax ou DocuSign peuvent faciliter cette intégration.
Il est essentiel de considérer :
- La mise à jour des systèmes informatiques et logiciels.
- La participation à des formations ou des séminaires d’information.
- L’anticipation des coûts associés à cette transition.
Pour qui la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ?
Cette nouvelle obligation concerne toutes les entreprises qui sont assujetties à la TVA en Belgique, y compris celles qui font partie d’unités TVA et les établissements stables installés en Belgique. Toutefois, certaines catégories sont exemptées, telles que les entreprises en faillite, celles qui font des transactions exonérées de TVA, ou celles qui se limitent à des activités étroitement régulées.
Il est important de noter que même si vous travaillez exclusivement avec des consommateurs particuliers (B2C), vous devez obligatoirement recevoir des factures électroniques structurées de vos fournisseurs. Cela signifie que votre entreprise doit être prête à s’adapter aux nouvelles exigences même si vous ne facturez pas directement vos clients particuliers. La mise à jour de vos systèmes sera donc une étape essentielle.
Les exemptions à considérer :
- Les fournisseurs sous régime forfaitaire.
- Les entreprises en faillite.
- Transactions avec des clients n’effectuant que des opérations exonérées de TVA.
Les opérations concernées par la facturation électronique
L’obligation de facturation électronique couvrira toutes les prestations de services et livraisons de marchandises effectuées en Belgique et soumises à la TVA. Cela s’étendra à moyen terme à d’autres types d’opérations, selon l’avancement des lois et réglementations. Les entrepreneurs et entreprises doivent être proactifs dans la préparation de leurs opérations pour inclure ces exigences.
En tant qu’entreprise, il est crucial de se familiariser avec les différents types de transactions qui pourraient être concernées par cette nouvelle législation. En intégrant des solutions telles que E-Deal ou Silae, il est possible d’automatiser le processus de facturation tout en respectant les normes imposées par cette obligation légale.
Les avantages de la facturation électronique
Adopter la facturation électronique présente de nombreux avantages tant pour les entreprises que pour l’administration publique. D’abord, cela permet une réduction des coûts liés à l’impression et à l’envoi de factures papier. De plus, il y a des gains de temps non négligeables grâce à l’automatisation du traitement des factures et à la suppression des erreurs humaines fréquentes dans les systèmes manuels.
Tous les acteurs impliqués bénéficient d’une meilleure traçabilité des factures, ce qui optimise la gestion de la trésorerie et réduit les délais de paiement. Avec le suivi automatique des paiements intégrés dans les systèmes de facturation, les entreprises peuvent gérer leurs finances de manière plus efficace. La simplification et la standardisation des procédures de facturation se traduisent également par une réduction des litiges liés aux factures.
Les avantages principaux incluent :
- Réduction des coûts d’envoi et d’impression.
- Amélioration de la gestion de la trésorerie.
- Optimisation du temps de traitement des factures.
Comment se préparer à la transition ?
Se préparer à la transition vers la facturation électronique implique plusieurs étapes cruciales. Dans un premier temps, il est essentiel d’évaluer votre infrastructure actuelle. Cela comprend l’examen des logiciels utilisés pour la gestion des factures. Vous pourriez avoir besoin d’investir dans un logiciel compatible avec le réseau Peppol.
Les entreprises doivent également s’informer sur les mesures de soutien disponibles. À partir de 2025, une déduction pour investissement numérique à hauteur de 20 % sera applicable. Cela peut être un facteur décisif dans le choix de l’adoption d’un système de facturation numérique. Il est impératif de s’engager dans une transition proactive et d’adopter un planning de mise en œuvre bien défini.
Étapes pour se préparer :
- Évaluation des systèmes de facturation actuels.
- Investir dans un logiciel compatible avec Peppol.
- Consulter un expert-comptable ou un consultant en technologies de l’information.
Consultation et formation
Pour réussir cette transition, les entreprises doivent également envisager des formations pour leurs équipes. Cela peut inclure des sessions sur la compréhension des fonctionnalités des nouveaux logiciels et sur la gestion des opérations de facturation électronique. De nombreuses ressources seront mises à disposition par les institutions gouvernementales et les organisations sectorielles pour former les entreprises aux nouveaux processus.
FAQ sur la facturation électronique en Belgique
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est un document créé, envoyé et reçu dans un format structuré qui facilite le traitement automatique des données comptables.
Qui est concerné par l’obligation de facturation électronique ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique sont concernées, sauf celles exemptées par la loi.
Quand l’obligation entre-t-elle en vigueur ?
L’obligation de la facturation électronique sera effective à partir du 1er janvier 2026.
Quels logiciels sont recommandés pour la facturation électronique ?
Des logiciels tels que DocuSign, Sage, Kofax et Silae sont très efficaces pour la mise en place de la facturation électronique.
Y a-t-il des aides financières pour cette transition ?
Oui, une déduction fiscale pour les investissements numériques de 20 % sera appliquée à partir de 2025.
La Vie au Quotidien est un magazine collaboratif dédié aux infos et conseils pratiques sur la vie quotidienne afin de vous aider dans la vie et dans les actes de tous les jours.
